立项查新是科研管理工作中的重要环节，它在科研项目的立项、成果鉴定、奖励申报等过程中发挥着关键作用。立项查新主要是通过对国内外相关科技文献的全面检索和分析，为科研项目的新颖性、创新性和可行性提供客观依据。
在当今科技飞速发展的时代，科研项目层出不穷，重复研究不仅会造成资源的浪费，还会影响科研的效率和质量。立项查新就像是科研项目的“指南针”，帮助科研人员了解该领域的研究现状和前沿动态，避免重复研究，提高科研项目的成功率。例如，在某高校的一项关于新型材料研发的科研项目中，通过立项查新发现，国外已经有类似的研究成果并且技术更为成熟，这使得该高校及时调整了研究方向，避免了资源的浪费。
选择合适的查新机构是立项查新的重要第一步。目前，国内有许多具备查新资质的机构，如高校图书馆、专业的科技查新中心等。在选择查新机构时，需要考虑多个因素。首先是查新机构的资质和信誉，一般来说，具有国家认可资质的查新机构在服务质量和报告的权威性方面更有保障。其次是查新机构的数据库资源，丰富的数据库资源能够保证查新结果的全面性和准确性。例如，中国科学院文献情报中心拥有丰富的国内外科技文献数据库，其查新服务在国内具有较高的认可度。
在委托查新之前，科研人员需要明确自己的查新需求。这包括准确描述科研项目的名称、研究目的、研究内容、关键技术等信息。准确的查新需求描述是保证查新结果准确性的基础。例如，在一项关于智能机器人研发的项目中，科研人员需要详细说明该智能机器人的功能特点、应用场景、关键技术指标等信息，以便查新人员能够准确地进行文献检索和分析。
科研人员还需要准备相关的查新材料，如项目申请书、技术报告、研究论文等。这些材料能够帮助查新人员更好地了解科研项目的背景和研究内容，提高查新效率和准确性。例如，在申请一项关于新能源汽车电池技术的科研项目时，科研人员需要提供电池的技术参数、研发方案、实验数据等材料。
科研人员需要向选定的查新机构填写查新委托书。查新委托书是科研人员与查新机构之间的重要合同文件，它详细记录了查新的相关信息，如查新项目名称、查新目的、查新范围、查新要求等。在填写查新委托书时，科研人员需要认真仔细，确保信息的准确性和完整性。例如，查新范围需要明确是国内文献还是国内外文献，查新要求需要明确对新颖性的判断标准等。
查新机构在收到查新委托书后，会对查新需求进行审核。如果审核通过，双方将签订查新合同。查新合同明确了双方的权利和义务，包括查新费用、查新期限、保密条款等内容。查新费用一般根据查新项目的复杂程度和查新机构的收费标准来确定。查新期限则根据查新项目的难度和查新机构的工作安排来确定，一般在几个工作日到几周不等。例如，对于一些简单的查新项目，查新期限可能为3 - 5个工作日；而对于一些复杂的查新项目，查新期限可能需要2 - 3周。
科研人员需要按照查新合同的约定缴纳查新费用。查新费用的缴纳方式一般有银行转账、现金支付等。查新机构在收到查新费用后，会正式启动查新工作。
查新人员在收到科研人员提供的查新材料和查新委托书后，会根据查新需求确定检索策略。检索策略包括选择合适的数据库、确定检索词、制定检索式等。选择合适的数据库是文献检索的关键，不同的数据库涵盖的学科领域和文献类型有所不同。例如，对于自然科学领域的查新项目，可以选择中国知网、万方数据、维普资讯等国内数据库，以及Web of Science、Scopus等国外数据库。确定检索词时，需要考虑科研项目的关键词、同义词、近义词等，以确保检索的全面性。制定检索式时，需要运用逻辑运算符（如“与”、“或”、“非”）来组合检索词，提高检索的准确性。
查新人员按照确定的检索策略在各个数据库中进行文献检索。在检索过程中，查新人员需要不断调整检索策略，以确保检索结果的全面性和准确性。例如，如果检索结果过少，查新人员可能需要扩大检索范围，增加检索词或调整检索式；如果检索结果过多，查新人员可能需要缩小检索范围，筛选出与查新项目密切相关的文献。
查新人员对检索到的文献进行筛选和整理，去除重复、无关的文献，保留与查新项目密切相关的文献。筛选和整理文献的过程需要查新人员具备较强的专业知识和文献分析能力。例如，在筛选文献时，查新人员需要根据文献的标题、摘要、关键词等信息判断文献与查新项目的相关性；在整理文献时，查新人员需要对文献进行分类、编号，以便后续的分析和比较。
查新人员对筛选和整理后的文献进行对比分析，将查新项目的研究内容与相关文献进行详细的比较。对比分析的内容包括研究目的、研究方法、研究结果等方面。通过对比分析，查新人员可以判断查新项目是否具有新颖性。例如，如果查新项目的研究目的与相关文献完全相同，但研究方法有所创新，那么可以认为该查新项目在研究方法上具有新颖性。
新颖性是立项查新的核心内容。查新人员根据对比分析的结果，按照查新合同中约定的新颖性判断标准，对查新项目的新颖性进行判断。新颖性判断标准一般包括时间上的新颖性和内容上的新颖性。时间上的新颖性是指查新项目在国内外首次提出或实施；内容上的新颖性是指查新项目在研究方法、技术路线、研究成果等方面具有独特性。例如，如果查新项目在国内外相关文献中均未发现相同或相似的研究内容，那么可以认为该查新项目具有新颖性。
查新人员根据文献检索和分析的结果，撰写查新报告。查新报告是立项查新的最终成果，它详细记录了查新的过程和结果，包括查新项目的基本信息、检索策略、检索结果、对比分析情况、新颖性判断结论等内容。查新报告需要客观、准确、清晰地反映查新项目的新颖性情况。例如，查新报告中需要对检索到的相关文献进行详细的引用和分析，说明查新项目与相关文献的异同点，以及得出新颖性判断结论的依据。
查新机构在完成查新报告后，会进行内部审核。内部审核主要由查新机构的专家和管理人员进行，审核的内容包括查新报告的内容完整性、准确性、逻辑性等方面。内部审核的目的是确保查新报告的质量和可靠性。例如，审核人员会检查查新报告中检索策略的合理性、对比分析的准确性、新颖性判断结论的科学性等。
如果内部审核通过，查新机构会将查新报告交付给科研人员。查新报告一般以纸质版和电子版的形式同时交付。科研人员在收到查新报告后，需要认真阅读查新报告的内容，了解查新项目的新颖性情况。如果科研人员对查新报告的内容有疑问或异议，可以及时与查新机构沟通，查新机构会进行解释和说明。
科研人员可以将查新报告作为科研项目立项、成果鉴定、奖励申报等的重要依据。在科研项目立项过程中，查新报告可以帮助科研管理部门判断项目的新颖性和可行性，提高立项决策的科学性；在成果鉴定和奖励申报过程中，查新报告可以证明科研项目的创新性和领先水平，增加成果鉴定和奖励申报的成功率。例如，某企业在申报一项科技成果奖励时，提交了详细的查新报告，证明该成果在国内具有领先水平，最终成功获得了奖励。
总之，立项查新是一个严谨、科学的过程，它对于提高科研项目的质量和效率具有重要意义。科研人员在进行立项查新时，需要严格按照流程进行操作，选择合适的查新机构，明确查新需求，积极配合查新人员的工作，以确保查新结果的准确性和可靠性。