一份有具备全面性和新颖性查新报告的出具，需要科研人员和查新机构的通力配合。
科研人员需要将项目的相关资料，包括项目建议书，研究报告，技术文档，专利文献等整理出来，确定出查新的具体目的和查新范围，并按照查新机的要求填写查新委托表单。
项目立项查新报告的出具机构需具备专业的文献检索与分析能力，权威的资质认证以及丰富的实战经验，查新机构的查新老师会根据科研人员提供的资料和需求，进行相关检索并对比分析，同步撰写查新报告，一般情况下，查新还需要提交相关评审机构进行审核，从而确保报告的权威性，建议过程中科研人员随时保持与查新老师的联系与沟通，方便对一些疑问或误差即使调整。
项目立项查新对于科研项目的成功至关重要，它不仅能够帮助科研团队明确研究边界，避免走入科研死胡同，还能提升项目的市场竞争力，为后续的成果转化和产业化奠定坚实基础，查新报告也是项目申请，评审，验收等环节中的重要参考文件，对于项目的顺利推进具有重要意义，选择一家权威机构出具报告，可以确保项目的创新性和可行性得到充分验证。
查新报告的有效期：为何重要。
查新报告的有效期不仅紧密关联着科研成果的时效性，还直接影响其应用价值，若查新报告的有效期得过于冗长，期间相关领域极有可能会涌现出新的研究成果与突破性进展，导致原本被视为“新颖”的科研成果在时间上逐渐失去其前沿性。
反之若有效期过短，科研人员则可能频繁面临重复查新的需求，这无疑会增添不必要的负担，进而拖累科研工作的整体效率，因此设定查新报告的有效期尤为重要，它需要在确保科研成果保持其新颖性的同时，也需兼顾科研人员的实际需求与科研工作的顺畅进行。
对于那些快速发展的领域，如信息技术和生物医药，由于技术迭代迅速，其科技查新报告的有效期往往相对较短，这样才能保科研成果的时效性和前沿性，相反在一些相对稳定的领域，如基础物理学和地质学，由于研究进程较为平缓，报告的有效期可能会相对较长。
基础理论研究由于其深厚的理论背景和较长的研究周期，其所以他的新颖性往往能够保持较长时间，但是应用技术则更多地需要依赖于市场需求和技术进步，他的新颖性可能随着技术的快速发展而迅速丧失。